8 gouden tips om effectief te vergaderen
23 februari 2022

8 gouden tips om effectief te vergaderen

een groep vrouwen die rond een tafel met laptops zitten

Hof van Vroonk biedt met haar unieke locatie vergaderplekken die jouw team kan inspireren. Maar hoe creëer je de ideale plek om de effectiviteit in je vergaderingen terug te laten komen? Hierbij geven we je 8 tips om je vergadering zo effectief mogelijk te laten verlopen.

1. Verantwoorde en gezonde voeding

Een productieve vergaderingkost veel energie. Verantwoord eten en drinken is daarom van belang om een goede focus te behouden. De kick-start van een vergadering bij Hof van Vroonk begint altijd met een stuk bananenbrood, robuuste koek of havermout koekjes. Zo begin je je bijeenkomst gezond en verantwoord. 

2. Sfeer op de locatie

Een sfeervolle en goed ingerichte locatie is misschien wel één van de belangrijkste tips om effectiviteit in je vergadering te creëren. Bij Hof van Vroonk hangt een informele sfeer op het gehele terrein.Het gevoel van thuiskomen ervaar je direct in het paviljoen en onze mooie boerderij

3. Agenda ontspannen maken

Een belangrijk onderdeel van je vergadering is om geen overvolle agenda te creëren. Niks is zo frustrerend om constant op je horloge te moeten kijken tot wanneer de agendapunten zijn afgerond. Heb je lange agenda punten, zorg dan voor voldoende pauzes tussendoor

4. Bijzondere workshops

Bij lange vergaderingen is het verstandig om genoeg pauzes in te lassen. Nou is het natuurlijk gezellig om bij te praten met je collega’s, maar er zijn ook effectievere manieren om pauzes te nemen. Een paar voorbeelden hiervan zijn:meditatie onder begeleiding, een wandeling door de natuur of korte yoga sessie.Hierdoor creëer je rust in je hoofd waardoor nieuwe ideeën naar boven komen.

5. Creatief notuleren

Een notulist voor eenvergadering is een must tegenwoordig. Niet iedereen krijgt altijd 100% mee water wordt besproken tijdens agenda punten. Ruil de klassieke notulist achtereen laptop eens in voor een spontane notulist. Kies bijvoorbeeld iemand die aantekeningen maakt op een flip-over. Zo heb jebinnen de groep zicht op wat er wordt opgeschreven en blijft de aandacht bij de vergadering.

6.Genoeg tijd inplannen

Een productieve vergadering draait om effectief werken en overleggen. Een goede structuur in je vergadering is van belang om van te voren te plannen. Dit biedt naast structuur in je agenda punten ook structuur in je tijd. Kies je voor 4, 8 of 12 uur vergaderen?

7.Rouleer met vergadergroepen

Bij lange vergaderingen kan het zijn dat de focus van je werknemers op het eind afneemt. Een rouleer moment tijdens je vergadering creëert even afleiding. Daarnaast is overleggen in kleinere groepen meer effectief dan in grote groepen. Hierdoor krijgt iedereen de kans om te sparren over nieuwe ideeën.

8.Kijk hoe de sfeer is en kom terug

Een locatie waar een open houding en aandacht voorop staan is de sleutel voor effectiviteit. Persoonlijke aandacht voor jou en je werknemers leidt tot een fijne sfeer. Vraag achteraf daarom ook altijd aan je werknemers hoe ze vergadering hebben ervaren op een andere locatie dan de werkomgeving. Is deze positief, ga dan vaker terug naar een locatie buiten de deur.